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Pull Printing
Die Einrichtung von Printservern oder die Verwendung von Netzwerkdruckern bringt viele Vorteile mit sich. Beispielsweise sind auf diese Weise erheblich weniger Geräte notwendig, da Mitarbeiter die Drucker gemeinsam verwenden können. Außerdem sinkt der Wartungsaufwand deutlich. Allerdings gibt es nach wie vor Unternehmen, die auf Arbeitsplatz-Drucker setzen, die fest mit dem PC verbunden sind. Das liegt darin begründet, dass bei gemeinsam verwendeten Druckern die Angestellten häufig Dokumente im Gerät vergessen. Das verursacht nicht nur unnötige Kosten. Darüber hinaus können die darin enthaltenen Daten dadurch in die falschen Hände gelangen. Das Pull Printing kann diese Nachteile jedoch ausgleichen und stellt daher eine interessante Option für IP-Drucker dar.
Wie funktioniert Pull Printing?
Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument über einen gewöhnlichen Printserver oder über einen Netzwerkdrucker ausdruckt, setzt dieser den Auftrag umgehend um. Nur wenn sich bereits andere Dokumente in der Warteschlange befinden, kommt es dabei zu Verzögerungen. Der Büro-Angestellte, der den Druck in Auftrag gegeben hat, bleibt jedoch häufig zunächst einmal an seinem Platz sitzen. Erst später holt er die ausgedruckten Papiere ab. Das kann jedoch dazu führen, dass er die Dokumente vergisst, sodass sie im Drucker liegenbleiben. Außerdem ist es möglich, dass ein anderer Mitarbeiter sie verwechselt und irrtümlich mitnimmt.
Beim Pull Printing ist es jedoch notwendig, den Druck direkt am Gerät zu veranlassen. Wenn einer der Angestellten einen Auftrag abgibt, bleibt dieser vorerst in der Warteschleife. Wenn er die Dokumente dann abholen will, muss er sich zunächst am Gerät identifizieren. Das ist beispielsweise mit einem Kartenlesegerät oder mit einer Smartphone-App möglich. Sobald die Identifizierung erfolgt ist, beginnt das Gerät mit dem Druck.
Pull Printing erhöht die Datensicherheit im Unternehmen Weniger Ausgaben für unnötig ausgedruckte Dokumente
Die ausgedruckten Dokumente enthalten häufig sensible Informationen, die nicht in falsche Hände gelangen sollten. Wenn ein Mitarbeiter diese an einem frei zugänglichen Drucker ausdruckt, birgt das daher ein gewisses Risiko. Beispielsweise können andere Angestellte, die nicht über die notwendigen Befugnisse verfügen, die Dokumente entwenden. Außerdem kann es vorkommen, dass Reinigungskräfte die Schriftstücke entsorgen, wenn sie im Drucker vergessen wurden. Dabei kümmern sie sich häufig nicht um eine sachgemäße Aktenvernichtung. Auch das kann zu einem Datendiebstahl führen. Das Pull Printing sorgt jedoch dafür, dass der Drucker erst mit der Arbeit beginnt, wenn ein autorisierter Mitarbeiter anwesend ist und die Dokumente sofort in Empfang nehmen kann. Das erhöht die Sicherheit erheblich.
Bei einer herkömmlichen Druck-Infrastruktur vergessen die Mitarbeiter pro Jahr häufig hunderte Dokumente im Drucker. Das führt zu unnötigen Kosten. Das Pull Printing kann die Ausgaben für unnötig ausgedruckte Schriftstücke drastisch reduzieren. In Kombination mit der Voreinstellung von 2-seitigem Druck wird zudem eine Menge Papier eingespart. Daher trägt dieses System zu einer effizienten Arbeitsweise bei und spart Ressourcen.
Pull Printing im Rahmen von Cloud Printing umsetzten
Die New Media Service GmbH bietet mit der NMS Printer Cloud eine einfache und preiswerte Lösung für Cloud Printing an. Diese gestaltet eine sehr effiziente Druck-Infrastruktur. Darüber hinaus bietet die Printer Cloud die Möglichkeit, das Pull Printing zu aktivieren. Das führt zu noch geringeren Kosten und zu einer besseren Datensicherheit.
Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie uns einfach für ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch kontaktieren. Wir informieren Sie gerne zu diesem Thema und übernehmen bei Bedarf die Implementierung und die Umsetzung für Sie.