Microsoft-365-Migration ohne Stillstand

Selbst gemachte Migrationen scheitern selten an der Technik, sondern an den Details: verwaiste Postfächer, gewachsene Ordnerstrukturen, unklare Berechtigungen, vergessene Verteiler, alte Archive. Wer das unvorbereitet umzieht, nimmt die Altlasten mit - oder verliert Daten. Und die Belegschaft merkt jede Störung sofort, denn E-Mail und Dateien sind das Nervensystem des Arbeitsalltags.

Eine strukturierte Migration räumt erst auf und zieht dann um: Was nicht mehr gebraucht wird, wird archiviert statt migriert; was umzieht, kommt in eine Struktur, die zu Ihrer Arbeit von morgen passt - inklusive sauberem Berechtigungskonzept, der Grundlage für Copilot und KI-Nutzung.

Eine Migration nach Microsoft 365 endet oft nicht bei Postfächern und Dateien. Häufig stehen im selben Zeitraum die Arbeitsplatzrechner an: weil die Geräte alt sind, weil eine Windows-Fassung aus der Wartung läuft, oder weil die neue Verwaltung ohnehin aus der Cloud kommen soll. Beides zusammen zu planen spart einen zweiten Durchlauf durch dieselben Abteilungen.

Die Frage, die uns dabei am häufigsten gestellt wird, lautet: Was genau übernimmt ein Dienstleister, und was bleibt an uns hängen? Hier ist die Antwort für unser Vorgehen, Schritt für Schritt.

• Bestandsaufnahme. Welche Geräte gibt es, welche Fachanwendungen laufen darauf, und welche davon hängen an etwas, das sich nicht einfach verschieben lässt. Diese Liste entscheidet über die Reihenfolge, nicht das Alter der Geräte.
• Aufbau der Verwaltung. Der Microsoft-365-Mandant bekommt seine Richtlinien. Wir legen sie als Code an und rollen sie damit aus. So bleibt nachvollziehbar, was gilt, und Änderungen kommen kontrolliert nach statt von Hand geklickt. Inhaltlich orientieren sich die Richtlinien an den Anforderungen aus NIS2.
• Paketierung. Fachanwendungen werden so verpackt, dass sie ohne Zutun auf ein Gerät kommen. Das ist der Teil, der über den Aufwand entscheidet: Was einmal sauber paketiert ist, kommt bei den weiteren Geräten ohne erneutes Eingreifen an. Ausnahmen gibt es, etwa bei Anwendungen mit Geräteschlüsseln oder ohne stille Installation. Die sind der Grund, warum die Bestandsaufnahme am Anfang steht.
• Erstinstallation ohne Anfassen. Ein neues Gerät wird ausgepackt, ans Netz gebracht und richtet sich selbst ein, über Microsoft Intune und Windows Autopilot. Damit das funktioniert, muss das Gerät vorher im Mandanten hinterlegt sein: Das übernimmt entweder der Lieferant beim Kauf, oder wir tragen es nach. Bestandsgeräte, die bleiben sollen, werden zurückgesetzt und auf demselben Weg neu angebunden.
• Datenübernahme je Arbeitsplatz. Was auf dem alten Gerät lag, muss auf dem neuen wieder auffindbar sein. Das ist die Stelle, an der Anwender eine Migration bemerken. Oder eben nicht.
• Schulung. Für die Administratoren, damit die neue Verwaltung im Haus bleibt, und für die Anwender, damit die Umstellung nicht als Verlust ankommt.

Wir arbeiten vor Ort und aus der Ferne, je nachdem was der Schritt verlangt. Die Erstinstallation läuft aus der Ferne; bei der Übergabe an die Anwender ist jemand vor Ort meist die schnellere Lösung.

Der Regelfall ist die Verwaltung über Microsoft Intune. Wo Apple-Geräte eine eigene Verwaltung brauchen, setzen wir auf Wunsch auch andere Werkzeuge ein. Das ist die Ausnahme und wird vorher besprochen, nicht nebenbei entschieden.