E-Rechnungspflicht: Selbsttest in fünf Fragen
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen versenden. Fünf Fragen sagen Ihnen, welcher Termin für Sie gilt.
ISO 27001 · Microsoft Solutions Partner
Müssen Sie ab Januar E-Rechnungen versenden?
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Was gilt wann?
Die Pflicht kommt in Stufen, und die erste ist bereits vergangen. Wer heute keine strukturierte Rechnung annehmen kann, ist seit anderthalb Jahren im Rückstand.
Seit 1. Januar 2025: E-Rechnungen EMPFANGEN zu können ist Pflicht, ohne Übergangsfrist
Bis 31. Dezember 2026: Versand auf Papier oder als PDF bleibt für alle zulässig
Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle; die EDI-Ausnahme endet zum 31. Dezember 2027
Warum eine PDF-Datei keine E-Rechnung ist
Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist ein Bild von einer Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Abtippen auslesen kann: XRechnung oder ZUGFeRD.
Der Unterschied entscheidet, ob die Umstellung Arbeit spart oder nur verlagert. Wer eine E-Rechnung empfängt und von Hand abtippt, hat die Pflicht erfüllt und nichts gewonnen.
Was die Umstellung nebenbei bringt
Die Zeitersparnis je Beleg ist überschaubar. Der größere Hebel liegt in der Durchlaufzeit: Wer lange von der Rechnung bis zur Zahlung braucht, verpasst regelmäßig Skontofristen. Bei tausend Eingangsrechnungen im Jahr sind das schnell fünfstellige Beträge.
Ob und wie viel das bei Ihnen ausmacht, lässt sich messen: Rechnungsanzahl, tatsächliche Durchlaufzeit, Klärfälle, verfallenes Skonto. Wie wir Abläufe automatisieren, steht auf der Seite zur Prozessautomatisierung; die Einordnung in die IT-Planung gehört in die IT-Strategie.
Was zu tun ist, und in welcher Reihenfolge
Die technische Umstellung ist selten das Problem. Länger dauern die beiden Schritte davor und danach.
Erstens: Kann Ihr Rechnungsprogramm ein zulässiges Format erzeugen? Viele Programme können es seit einem Aktualisierungsstand, den niemand eingespielt hat
Zweitens: Nimmt Ihr Steuerberater das Format an, und in welchem Weg? Diese Abstimmung dauert erfahrungsgemäß länger als die Umstellung selbst
Drittens: Wie kommen eingehende E-Rechnungen in Ihre Buchhaltung, ohne dass jemand sie abtippt?
Viertens: Ist die Archivierung GoBD-konform? Eine E-Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren, und zwar im Originalformat
Wer bei Schritt eins anfängt und Schritt zwei vergisst, steht im Januar mit einem Programm da, das ein Format erzeugt, das niemand annimmt.
Was wir nicht tun
Wir sagen Ihnen nicht, ob eine Pflicht in Ihrem Fall greift: das ist Rechtsanwendung. Der Selbsttest gibt die gesetzlichen Kriterien wieder und rechnet Ihre Angaben zusammen. Bleibt eine Frage offen, gehört sie zu Ihrem Steuerberater.
Wie fangen wir an?
Mit einem Gespräch von dreissig Minuten. Wir sehen uns an, was Ihr Rechnungsprogramm heute kann und was bis zur Frist zu tun ist. Termin vereinbaren oder über das Kontaktformular schreiben.
Lösungen in einer neuen Dimension.
Ein Gespräch genügt, um herauszufinden, wo IT, Microsoft Cloud und KI den Arbeitsalltag wirklich entlasten können.
Ihr Ansprechpartner: Jan Emmerich, Geschäftsführer