Cloud Computing

Cloud Printing: Druckaufträge effizient erledigen

Eine effiziente Organisation der Druckumgebung ist für viele Unternehmen eine schwierige Aufgabe. Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen nimmt die Anzahl der Dokumente, die ausgedruckt werden muss, stetig ab. Immer mehr Schriftstücke werden ausschließlich in elektronischer Form erfasst. Dennoch sollte nach wie vor allen Mitarbeitern ein Drucker zur Verfügung stehen. Aufgrund dieser Entwicklung ist es für viele Unternehmen sinnvoll, ihre Druck-Infrastruktur zu überarbeiten.

Cloud Printing ermöglicht die Nutzung der Drucker über die Cloud. Das bringt viele Vorteile mit sich und passt sich an vielfältige Unternehmensstrukturen optimal an. Die Kosteneinsparungen sind dabei beträchtlich. Die NMS Printer Cloud schafft eine moderne Druck-Infrastruktur.

Drucken ohne Printserver

Viele Unternehmen verwenden einen Printserver. Dieser nimmt die einzelnen Druckaufträge der Anwender entgegen und leitet sie an einen verfügbaren Drucker weiter. Dabei kümmert er sich auch um das Treiber-Management und um alle weiteren notwendigen Details. Die Verwaltung von Printservern ist allerdings recht aufwendig. Darüber hinaus verursacht der Server durch seinen hohen Energiebedarf beträchtliche Kosten. Des Weiteren erzeugt das mehrmalige Verschicken der Aufträge innerhalb des Netzwerks einen erheblichen Datenverkehr. Schließlich stellt der Printserver einen Single Point of Failure dar. Das bedeutet, dass wenn dieser einmal ausfällt, die Mitarbeiter überhaupt nicht mehr drucken können. Das kann den Workflow erheblich beeinträchtigen. Cloud Printing verzichtet auf Printserver. Es verhindert daher die beschriebenen Probleme und sorgt daher für effiziente Strukturen bei der Bearbeitung der Druckaufträge.

Kosten reduzieren mit Cloud Printing

Der Betrieb eines Printservers verursacht im Schnitt Kosten in Höhe von mehreren Tausend Euro pro Jahr. Diese werden durch Stromkosten, Lizenzgebühren, Kühlvorrichtungen und durch die Wartung und Verwaltung verursacht. Wenn ein Unternehmen einen neuen Printserver einrichtet, kommen die Investitionskosten für die Anschaffung der Hardware hinzu. Daher sollte gerade vor einer Neuanschaffung eines Printservers die Umstellung auf Cloud Printing in Erwägung gezogen werden.

Cloud Printing ermöglicht das Drucken ohne Printserver. Das bedeutet, dass auch die Betriebskosten für dieses Gerät wegfallen. Zwar entstehen hierbei Gebühren für die Nutzung der Cloud-Dienste. Allerdings sind diese im Vergleich zu den Kosten für den Betrieb des Printservers ausgesprochen gering. Die Umstellung auf Cloud Printing bringt daher eine erhebliche Kosteneinsparung mit.

Für wen eignet sich Cloud Printing?

Cloud Printing bietet für jedes Unternehmen, das mehrere Drucker betreibt, erhebliche Vorteile. Diese wirken sich jedoch besonders stark aus, wenn die Druck-Infrastruktur 50 oder mehr Geräte umfasst. Der Umstieg bietet sich insbesondere dann an, wenn die Druckaufträge bislang über einen Printserver erledigt werden. In diesem Fall sind die möglichen Einsparungen besonders groß. Das gilt unabhängig davon, ob dabei ein zentralisierter oder ein verteilter Druckserver zum Einsatz kommt.

Auch für Unternehmen, die bisher auf nicht verwalteten Direct-IP-Druck setzen, bringt der Umstieg auf Cloud Printing viele Vorteile mit sich. In diesem Fall wird die IT-Abteilung stark entlastet, da sie sich nicht mehr um die Installation der Drucker auf den einzelnen Geräten kümmern muss. Das Cloud Printing bietet außerdem sehr effiziente Lösungen für Unternehmen, die mehrere Standorte betreiben.

Die NMS Printer Cloud stellt eine hervorragende Lösung dar, um Druckaufträge über die Cloud einfach und effizient zu erledigen. Beim Einrichten der Cloud-Umgebung importiert das System alle Einstellungen des Druckservers. Das erleichtert die Konfiguration. Über die Admin-Konsole können die IT-Mitarbeiter mit minimalem Aufwand neue Drucker hinzufügen oder die Einstellungen ändern. Auf den einzelnen Geräten muss lediglich eine Client-Software installiert werden. Diese konvertiert die bisher über den Printserver verfügbaren Drucker in Direct-IP-Drucker. Alle bisherigen Einstellungen werden dabei beibehalten. Der Client verfügt nun über alle notwendigen Informationen, um den Drucker direkt anzusteuern – ohne den Umweg über einen Printserver. Mithilfe des Self-Service-Installationsportals können Mitarbeiter außerdem eigenständig neue Drucker hinzufügen.

NMS Printer Cloud – Dienste & Funktionen

Pull Printing

Die NMS Printer Cloud unterstützt auch Pull Printing. Beim Pull Printing bleibt der Druckauftrag so lange in der Warteschleife, bis sich der entsprechende Mitarbeiter direkt am Drucker identifiziert und ihn anfordert. Das erhöht die Sicherheit erheblich. Außerdem sinken dadurch die Ausgaben, die durch Dokumente entstehen, die ungenutzt im Drucker liegenbleiben. Mehr Informationen zu Pull Printing »

BYOD Printing

Bring Your Own Device (BYOD) bedeutet, dass die Mitarbeiter für die Arbeit ihre eigenen Geräte verwenden. BYOD sorgt für einen hohen Arbeitskomfort und senkt die Ausgaben für die technische Ausstattung. Wenn man über das eigene Gerät ein Schriftstück ausdrucken will, entstehen jedoch bei der Verwendung eines herkömmlichen Printservers häufig Probleme. Die NMS Printer Cloud ist für BYOD Printing bestens ausgerüstet. Mit wenigen Schritten lassen sich die Geräte der Mitarbeiter in das System einfügen.

SAP Cloud Printing

Bei der Verwendung eines ERP Systems von SAP lassen sich die benötigten Dokumente problemlos über diese Software ausdrucken. Das ist allerdings nur dann möglich, wenn der Drucker direkt angebunden ist. Sobald ein Mitarbeiter das Dokument an einem anderen Standort ausdrucken lassen will, entstehen Probleme. Doch auch hierfür bietet die NMS Printer Cloud passende Lösungen an. Das SAP Cloud Printing macht es möglich, die Aufträge an jedem beliebigen Standort, der über einen Internetanschluss verfügt, ausdrucken zu lassen. SAP Cloud Printing lässt sich hervorragend in die NMS Printer Cloud integrieren.

Bildquellen: Artikelbild Cloud Printing ©Panchenko Vladimir/Shutterstock.com, Abbildung Printserver Cloud ©Mmaxer/Shutterstock.com