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DMS – Document Management System

by | 4. Oktober 2023 | IT-Lexikon-DE

Ein DMS ist eine Softwarelösung oder ein System, das dazu dient, Dokumente und Dateien in einem Unternehmen oder einer Organisation effizient zu organisieren, zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Das Hauptziel eines DMS besteht darin, den Umgang mit Dokumenten zu optimieren, die Dokumentensuche zu vereinfachen, die Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zu fördern.

Wofür wird DMS verwendet?

DMS-Systeme werden in verschiedenen Branchen und Geschäftsbereichen eingesetzt, darunter Gesundheitswesen, Recht, Finanzwesen, Bildung, Fertigung und mehr. Die Implementierung eines DMS kann die Arbeitsprozesse rationalisieren, die Effizienz steigern, Papierkosten reduzieren und die Compliance verbessern. Es ist jedoch wichtig, ein DMS sorgfältig auszuwählen und auf die spezifischen Anforderungen und Workflows Ihres Unternehmens anzupassen.

Vorteile eines DMS :

1. Dokumentenarchivierung: Ein DMS ermöglicht die sichere Speicherung von Dokumenten und Dateien in einer zentralen Datenbank oder einem Repository. Dies hilft, Dokumente vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

2. Dokumentenorganisation: Dokumente können in einem DMS in logischen Ordnern und Kategorien organisiert werden, um eine effiziente Strukturierung und Auffindbarkeit zu gewährleisten.

3.Zugriffskontrolle: DMS ermöglichen die Festlegung von Berechtigungen, um den Zugriff auf Dokumente auf autorisierte Benutzer oder Gruppen zu beschränken. Dies erhöht die Sicherheit von sensiblen Informationen.

4. Suchfunktionen: DMS bieten leistungsstarke Suchwerkzeuge, die es Benutzern ermöglichen, Dokumente basierend auf Schlüsselwörtern, Metadaten oder anderen Kriterien schnell zu finden.

5. Workflow-Unterstützung: Einige DMS-Systeme bieten Workflow-Funktionen, die es ermöglichen, Dokumente durch Genehmigungsprozesse oder Arbeitsabläufe zu leiten.

6. Sicherung und Wiederherstellung: Die meisten DMS bieten Sicherungs- und Wiederherstellungsfunktionen, um Datenverluste im Falle eines Ausfalls zu verhindern.

Beispiele für DMS:

Beispiele für cloudbasierte DMS-Systeme sind Dropbox Business, Google Drive for Work, Microsoft SharePoint Online, Box und viele andere. Die Wahl eines cloudbasierten DMS hängt von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens ab. Es ist wichtig, die Kosten, die Sicherheit, die Skalierbarkeit und die Integrationen zu berücksichtigen, um die am besten geeignete Lösung zu finden.

Diese Dienste bietet die New Media Service GmbH im Bereich DMS

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Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie uns einfach für ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch kontaktieren. Wir informieren Sie gerne zu diesem Thema und übernehmen bei Bedarf die Implementierung und die Umsetzung für Sie.

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