Microsoft-365-Lizenzen: Wo Mittelständler regelmäßig zu viel zahlen

Microsoft-365-Lizenzen werden selten falsch gekauft. Sie werden falsch verteilt. Der übliche Weg ist, allen dasselbe zu geben, und das ist fast immer entweder zu viel oder an der falschen Stelle zu wenig.

Warum ein Plan für alle selten passt

In einem typischen Haus arbeiten drei Gruppen sehr unterschiedlich, und ihre Anforderungen unterscheiden sich stärker als der Preisunterschied vermuten lässt.

• Büroarbeitsplätze mit eigenem Rechner: brauchen die Anwendungen lokal, arbeiten viel mit Dateien und Besprechungen.
• Beschäftigte ohne festen Rechner, etwa in der Produktion, im Lager oder an Wechselarbeitsplätzen, brauchen oft nur Kommunikation und Zugriff auf wenige Informationen. Dafür gibt es eigene, deutlich günstigere Pläne. Deren Grenzen muss man aber kennen: Die Anwendungen sind darin nicht zum Installieren enthalten, sondern nur im Browser und als App auf mobilen Geräten. Und selbst dort gibt es eine Schwelle: Mit dem kleinsten Plan lässt sich auf Geräten mit mehr als 10,9 Zoll Bildschirm nur lesen, nicht bearbeiten. Wer täglich an einem eigenen Rechner mit den vollen Anwendungen arbeitet, ist damit nicht bedient. Das gehört je Person geprüft, nicht je Abteilung entschieden.
• Funktions- und Sammelpostfächer brauchen häufig gar keine eigene kostenpflichtige Lizenz. Zwei Grenzen dazu: Ab einer bestimmten Größe, mit Archiv oder unter einer Hold-Richtlinie wird eine fällig; die Größengrenze liegt derzeit bei 50 Gigabyte. Und die Personen, die auf das Postfach zugreifen, brauchen ihrerseits eine passende Lizenz. Kostenlos ist das Postfach, nicht der Zugriff.

Die drei Stellen, an denen regelmäßig zu viel gezahlt wird

• Karteileichen: Konten ausgeschiedener Mitarbeitender, die weiterlaufen, weil niemand sie abbestellt. Der am leichtesten zu behebende Punkt von den drei hier genannten.
• Doppelte Funktionen: Ein zugekauftes Werkzeug, das eine Funktion liefert, die im vorhandenen Plan bereits enthalten ist. Das fällt nur auf, wenn jemand beides nebeneinanderlegt.
• Der gleiche Plan für alle: siehe oben. Wer eine Gruppe hat, die nur Kommunikation braucht, zahlt für sie oft ein Vielfaches des Nötigen.

Was bei der Zuordnung schiefgeht

Der Grund ist selten Nachlässigkeit, sondern der Weg, auf dem Lizenzen ins Haus kommen. Am Anfang wird ein Plan gewählt, der für die Gründungsmannschaft passt. Danach wächst das Unternehmen, und jeder neue Zugang bekommt, was der Vorgänger hatte, weil das der schnellste Weg ist und niemand widerspricht.

Nach einigen Jahren steht eine Verteilung, die niemand entschieden hat. Sie ist nicht falsch angelegt; sie ist nie überprüft worden. Genau deshalb findet eine Prüfung meist etwas, ohne dass jemand einen Fehler gemacht hat.

Was eine Prüfung leistet

Sie stellt drei Listen nebeneinander: welche Lizenzen bezahlt werden, welche zugewiesen sind, und wer tatsächlich damit arbeitet. Die Differenz zwischen der ersten und der dritten Liste ist der Ausgangspunkt, noch nicht das Ergebnis. Denn zu jedem Fall gehört die Frage, ob eine Berechtigung oder eine Funktion die Lizenz trotzdem nötig macht. Wie viel am Ende übrig bleibt, lässt sich vorher nicht seriös sagen.

Wichtig ist die dritte Liste, und genau die ist die schwierigste. Eine zugewiesene Lizenz sagt nichts darüber, ob sie benutzt wird; die Nutzungsberichte in der Verwaltungsoberfläche geben darauf eine Antwort. Zwei Dinge sind dabei zu beachten. Erstens verbirgt Microsoft die Namen in diesen Berichten seit 2021 standardmäßig; wer die Auswertung je Person braucht, muss diese Einstellung erst umstellen. Zweitens ist fehlende Aktivität kein Beweis für fehlenden Bedarf: Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen erscheinen in den üblichen Berichten gar nicht als Nutzung.

Und ein Hinweis, der leicht übersehen wird: Auswertungen auf Personenebene berühren Datenschutz und, wo ein Betriebsrat besteht, dessen Beteiligung. Für den ersten Überblick genügen zusammengefasste Zahlen. Die Frage nach der einzelnen Person gehört vorher geklärt, nicht nachher.

Was nach der Prüfung zu beachten ist

• Verkleinern ist an eine kurze Frist gebunden. Bei einem Jahresvertrag lässt sich die Anzahl nur innerhalb von sieben Kalendertagen senken, gerechnet ab dem jeweiligen Vorgang: ab dem Kauf, ab der Verlängerung oder ab einer Nachbestellung. Wichtig dabei: Eine Nachbestellung öffnet das Fenster für die neu bestellten Plätze, nicht erneut für den ganzen Bestand. Danach ist die Anzahl bis zur nächsten Verlängerung festgeschrieben. Diese sieben Tage sind der eigentliche Termin, nicht das Vertragsende.
• In die andere Richtung ist mehr möglich: Aufstocken geht jederzeit. Ein Wechsel in einen größeren Plan ist je Produktpaar geregelt und nicht in jeder Kombination vorgesehen. Das gehört vorher geprüft, weil davon auch Laufzeit und Abrechnung abhängen.
• Wer echte Flexibilität braucht, braucht eine monatliche Vertragsbindung, nicht bloß monatliche Abrechnung. Das ist der häufigste Irrtum: Ein Jahresvertrag, monatlich bezahlt, bleibt ein Jahresvertrag. Die monatliche Bindung kostet Aufpreis, lässt sich aber zum Monatsende anpassen.
• Ein kleinerer Plan kann Funktionen verlieren, die im Alltag jemand nutzt. Vor dem Wechsel gehört geprüft, was der Betroffene tatsächlich braucht, nicht was er nutzen dürfte.
• Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen hängen häufig am Plan. Wer hier spart, verlagert die Kosten in den Betrieb.
• Konten ausgeschiedener Beschäftigter sind nicht nur eine Kostenfrage: Bevor eine Lizenz entzogen wird, gehört geklärt, was mit den Daten passiert und wie lange sie aufzubewahren sind.

Was dabei zu beachten ist, steht auf unserer Seite zur Microsoft-Lizenzierung. Welche Funktionen in welchem Plan stecken, hängt eng daran, wie Microsoft 365 im Haus eingerichtet ist. Wenn Sie wollen, sehen wir uns Ihre Lizenzsituation an, bevor über Änderungen gesprochen wird. Ein erstes Gespräch kostet nichts.

Stand: August 2026. Lizenzbedingungen, Fristen und Grenzwerte ändert Microsoft regelmäßig, und sie unterscheiden sich je Vertragsweg. Für die eigene Situation gilt der jeweils aktuelle Vertragstext.